下面是小编为大家整理的文件编号与编写格式规范,供大家参考。
编制部门 品管部 编制
日期
审核
日期
批准
日期
1
目的
规范文件编号规则和文件编写格式，力求文件编号、格式和风格的统一，方便全面管理、扩展体系文件。
2
适用范围
文件编号适用于质量管理手册、程序文件、三级文件（含技术和检验标准）、质量表单的编号编写，不适用于产品图纸、BOM 表的编号。
编写格式规定适用于质量管理手册、程序文件，三级文件可参考此文件相关要求编写。
3
职责
3.1 质量手册由管理者代表组织编写。
3.2 程序文件由管理者代表组织编写。
3.3 各职能部门负责编写与职能相关的作业指导书、操作规程、行政管理制度。
3.4 各职能部门负责编制与实际运作相关的质量表单。
4
具体要求
4.1
文件编号的规定
4.1.1
质量手册的编号规定
OT – QM - 01 （A / 0）
修订号
版本号
文件号
质量手册代码
公司代号 4.1.2
程序文件的编号规定
OT –
P
- 01 （A / 0）
修订号
版本号
文件号
程序文件代码
公司代号 4.1.3
三级文件的编号规定
OT –
W
HR - 01 （A / 0）
修订号
版本号
文件号
部门代码
三级文件代码
公司代号 4.1.4
质量表单的编号规定
OT – R HR - 01 （A / 0）
修订号
版本号
文件号
部门代码
质量表单代码
公司代号 4.2
各部门代码
部门 供应部 销售部 品管部 财务部 代码 MS SD QC FN 部门 生产部 技术部 通用类 行政人事部 代码 MD EN NL HR 销售部
Sales Department
财务部
Financial management department 供应部
Material Supplying Department 生产部
Manufacturing department 技术部
Engineering Technology Department 品管部
Quality department 行政人事部
Human resources department 4.3
书写用纸及编排格式
4.3.1
文件采用 A4 规格用纸，部分小型质量表单可采用非 A4 规格用纸。
4.3.2
页面位置：在 Word 文档模式下，上下距各为 2cm，为便于装订，左距 2.5cm，右距 2cm；页眉距上边 1.5cm，页脚距下边 0.8cm。
4.3.3
文件编排格式要求如下：
A）封面（质量手册使用）
B）文件标识栏目（位于质量手册、程序文件、三级文件的每页页眉处，栏目中具体项目参考 4.4.1.a）
C）签核栏目（供编制、审核、审批确认签名用。质量手册见封面，其它文件在首页页眉下方）
D）文件具体内容 4 4.4 文件具体内容的结构
4.4.1 页眉 A）质量手册、程序文件、三级文件的页眉格式及内容示例:
公司名称栏使用公司的 logo 与公司名称配搭。文件名称用三号，宋体，加粗，居中对齐。文件编号、页码、版本修订号、生效日期，均使用五号、宋体。
文件编号 W-QC-01 第3页，共5页 文件编号与编写格式规定
版本修订号 A/0
生效日期
B）质量手册（封面下方）和程序文件、三级文件中（首页顶端、页眉下方）的签核栏目格式及内容示例。文字均使用五号、宋体。
编制部门 品管部 编制
日期
审核
日期
批准
日期
4.4.2
目的 重点描述文件的编写目的。
4.4.3
适用范围
重点描述该文件规范的活动所适用的部门、人员或其它可界定的行为范围，必要时需注明文件的“不适用”范围，以便厘清文件的使用范围。
4.4.4
职责
描述该文件所规范的活动的主要职责部门和配合部门的职责。
4.4.5
工作内容 按活动的逻辑顺序描述活动的细节，重点描述相关人员所进行的工作，将工作可能发生的时机，由谁以某种方式，在何时、何地及何种方式来执行某种特定的工作任务，必要时，可以采用简单的流程图进行描述。
常用的流程图符号按以下规定：
表示各阶段性事件或活动的叙述
表示必须做决定、检查或检验的过程
表示事情发生的顺序或方向 4.4.6
相关文件
罗列与该文件相关的文件名称，含程序文件、三级文件等。
4.4.7
质量记录 罗列该文件必需的质量表单的编号与名称。
4.5
编写格式
4.5.1
项次格式 编号后空一格书写文字内容，段落编号及排版样式按以下示例编排：
1 XXXXXXXXXXXXXXX 2 XXXXXXXXXXXXXXX 2.1 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 2.1.1 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
A）
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
B）
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 4.5.2
字体格式 A）
一级段落标题字体要求用小四号、宋体、加粗。
B）
二级段落标题或小标题字体要求用五号、宋体、加粗。
C）
正文字体要求用五号、宋体。
4.5.3 段落格式
A）
描述文字段落首行缩进 2 个中文字宽度，第二行起对齐页面右侧页边距，其它方面请参考本文的相应排版样式编排。
B）
标题及正文内容段落行距：段前距为 0，段后距为 0.5 行，段间距是单倍行距。
C）
表格内容与段落行距：段前距为 0，段后距为 0，行距是单倍行距。表格单元格设上下各 0.5CM。
4.6
页码与装订
4.6.1
封面及附页、附表不设页码。
4.6.2
文件正文依序编排页码，并指出正文章总页数。
4.6.3
适用时，文件按封面、文件目录、正文与附件的顺序装订。
4.7
文件编写注意事项 4.7.1 措辞准确、简练，不使用可能引起误解的语言。尽可能使用定量描述的方法，如对时间的要求等。
4.7.2 编写时要做到“该说到的要说到，说到的一定要做到”，注意文件的可操作性，不要将不切实际的要求写入。
4.7.3 对已有管理制度中的实用方法可直接引用。引用时应写明引用文件名、编号或引用条款。
5
相关文件
5.1
《文件管理程序》 6
质量记录
无
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